Datenschutzhinweise für Mieterinnen und Mieter – Information gemäß Art. 13 DSGVO

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne der DSGVO ist:
WERTGRUND Immobilien Verwaltungs GmbH
Adam-Opel-Straße 15, 63322 Rödermark, E-Mail: info@wertgrund.de, Telefon: 06074 84070

2. Datenschutzbeauftragter

Mprotect365 GmbH, E-Mail: datenschutzkoordinator@wertgrund.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um die Anbahnung, den Abschluss und die Durchführung eines Mietverhältnisses zu ermöglichen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Rechtsverfolgung)

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Name, Vorname, Geburtsdatum
Wohnanschrift / Adresse und Wohnungsnummer
Kontaktdaten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Bankverbindungen
Bonitätsunterlagen
Vertrags-Daten

5. Empfänger Ihrer Daten können sein:

Eigentümer oder deren Vertreter
interne Abteilungen/Mitarbeiter unseres Unternehmens
Abrechnungsdienstleister
Hausmeister und Handwerksbetriebe
Dienstleister für elektronischen Postversand
Dienstleister für Mieterbefragungen
Dienstleister für Klingel- und Zutrittsysteme
Dienstleister für KI- und Automatisierungs-Softwarelösungen (siehe Punkt 9)
Dienstleister für Kautionsmanagement (siehe Punkt 9)
ggf. Gemeinde / Einwohnermeldeamt
ggf. Inkassounternehmen und Gerichte
ggf. beauftragte Rechtsanwälte
der Mieter selbst

6. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für den Abschluss eines Mietvertrags und die Durchführung des Mietverhältnisses erforderlich. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mieter die Räumlichkeiten nicht mieten kann bzw. eine ordnungsgemäße Verwaltung nicht erfolgen kann.

7. Speicherort und Übermittlung in ein Drittland

Sofern externe Dienstleister mit der Verarbeitung beauftragt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Dienstleister haben ihren Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), wurden sorgfältig ausgewählt und sind zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben verpflichtet.

Eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, etwa bei Support- und Wartungsleistungen der Anbieter, erfolgt diese auf Grundlage eines Angemessenheits-beschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Durchführung des Mietverhältnisses sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Reguläre Aufbewahrungsfristen:

bis zu 10 Jahre nach Vertragsende (z. B. nach § 147 AO, § 257 HGB)
während der gesetzlichen Verjährungsfristen zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten gelöscht oder – soweit eine Löschung technisch oder rechtlich nicht möglich ist – gesperrt.

9. Informationen zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI), Automatisierungs- und Kautionsmanagement-Software

Zur Unterstützung und Automatisierung unserer Arbeitsabläufe setzen wir Softwarelösungen ein, die auf Systemen der Künstlichen Intelligenz beruhen, insbesondere auf großen Sprachmodellen (Large Language Models). Diese Systeme nutzen wir unter anderem zur Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen, zur Analyse, Kategorisierung und Strukturierung von Nachrichten und Dokumenten sowie zur Unterstützung kaufmännischer und buchhalterischer Vorgänge.

Dabei können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Name, Anschrift und sonstige Kommunikationsdaten, Vertrags- und Zahlungsdaten einschließlich Bankverbindung, Daten aus dem Mietverhältnis, Mieter- und Verwaltungsnummer sowie die Inhalte der von Ihnen oder in Ihrem Zusammenhang übermittelten Nachrichten und Dokumente.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Mietvertrags und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und fehlerarmen Verwaltung.

Die Anbieter der eingesetzten Systeme sind für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung, in denen wir insbesondere vereinbart haben, dass Ihre Daten nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden und ausschließlich nach unserer Weisung verarbeitet werden dürfen. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, etwa bei Support- und Wartungsleistungen der Anbieter, erfolgt diese auf Grundlage eines Angemessenheits-beschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. KI-gestützte Systeme erstellen lediglich Vorschläge und bereiten Vorgänge vor; die inhaltliche Prüfung und abschließende Entscheidung trifft stets eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter.

Welche KI-gestützten Dienste und Automatisierungssoftware wir aktuell einsetzen, teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist für uns der Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit:
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 06 11/140 80, Telefax: 06 11/14 08-900
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, Homepage: http://www.datenschutz.hessen.de